Mitä jokaisen yrittäjän tulisi tietää kirjanpidosta?

Moni yrittäjä ajattelee, että kirjanpito on jotain, mitä vain "täytyy tehdä", eikä siihen kannata käyttää enempää energiaa kuin on pakko. Totuus on kuitenkin se, kun ymmärtää kirjanpidon perusasiat, siitä tulee tärkeä työkalu oman yrityksen hallintaan, johtamiseen ja omaan stressin hallintaan.

Miksi kirjanpito on tärkeää

Hyvin, oikein ja ajallaan tehty kirjanpito kertoo, miten yrityksellä oikeasti menee. Se auttaa tekemään päätöksiä ja kertomaan ollaanko menossa oikeaan suuntaan vai onko suuntaa tarvetta korjata. Hyvä kirjanpito säästää aikaa ja rahaa. Ja tätä kautta myös vähentää yrittäjän stressiä. Et tarvitse taloushallintoalan koulutusta, jotta voisit ymmärtää riittävän määrän kirjanpidosta, vaan sinun tulee tietää juuri oikeat asiat ja niistä kerron sinulle seuraavassa.

No mitä se kirjanpito sitten on?

Se on vähän kuin päiväkirja tai kalenteri, johon kirjataan kaikki yrityksesi tapahtumat päivämääräjärjestyksessä. Tiliotteet, kuitit, maksetut laskut, asiakkaille lähetetyt laskut, kassatapahtumat, palkat jne. Kaikki tapahtumat lajitellaan omiin luokkiinsa ja luokkien perustella luodaan tuloslaskelma ja tase, joka ovat kuin yhteenveto kirjanpidon sen hetkisestä tilanteesta. Eli ole kovin monimutkaista eihän? Monimutkaista kirjanpidosta tekee verotus ja sen kaikki säännöt ja poikkeukset. Mutta verotuksen tuntemisen tulisi olla hyvän kirjanpitäjän vastuulla, ei yrittäjän.

Viisi perusasiaa, jotka jokaisen yrittäjän kannattaa tietää

• Kaikki lähtee tositteesta. Jokainen kirjanpidon kirjaus tulee perustua tositteeseen. Se on kaiken kirjanpidon lähtökohta. Tosite todentaa tapahtuman. Tosite voi olla kuitti, lasku, laskelma, sähköpostikirje, sopimus tms.
• Erota yrityksen ja henkilökohtaiset rahat. Tämän ymmärtäminen voi tuoda paljon selkeyttä omaan yritystoimintaasi. Varsinkin osakeyhtiöissä tämä on hyvin tärkeä asia, mutta suosittelen sitä vahvasti myös toiminimille. Se auttaa kirjanpitäjää ja sinua erottamaan miten yritykselläsi oikeasti menee.
• Ymmärrä kassavirta. Kassavirta on eri asia kuin yrityksesi tulos. On tärkeää tietää, milloin raha liikkuu yrityksessäsi ja että sitä riittää. Kassavirran turvaamiseksi asiakkaiden tulee maksaa laskunsa ajoissa. Sinun tulee myös tietää, milloin erääntyy maksettavat laskut, jotta voit maksaa ne ajoissa. Suosittelen aina myös pitämään pientä puskuria yrityksen pankkitilillä yllättäviä menoja varten.
• Pidä huolta aikatauluista. Kirjaa itsellesi ylös mitä pitää tehdä milloinkin ja tee ne ajallaan. Muista, että sinun myöhästymisesi vaikuttaa myös muiden (esim. kirjanpitäjäsi) aikatauluihin. Vähennät stressiä ja säästät rahaa.
• Kysy rohkeasti kirjanpitäjältä. Muista pyytää apua. Sinun ei tarvitse pärjätä yksin. Älä pelästy, jos et ymmärrä, mitä kirjanpitäjä vastaa, vaan haasta ja pyydä selittämään asiat ymmärrettävästi. On aika vaatia kirjanpitäjiä puhumaan samaa kieltä yrittäjien kanssa.

Yleisimmät harhaluulot kirjanpidosta

"Kirjanpito on vain lakisääteinen pakko." Hyvin tehty ja ajan tasalla oleva kirjanpito ja hyvä talousneuvoja voi pelastaa sinut parhaassa tapauksessa konkurssilta. Ja tämä tarina on tosi. Siis on aika muuttaa käsityksiä siitä, että kirjanpito olisi pelkkä pakko. Se on paljon muutakin ja jotta voit löytää sen muun, sinun täytyy ensin opetella ymmärtämään jonkin verran kirjanpitoa.

"Kirjanpitoa ei tarvitse ymmärtää, kunhan maksaa laskut." Tällä ajatuksella yrittäjältä jää käyttämättä paljon mahdollisuuksia, johon yrityksen lukuja katsomalla voi päästä. Saatat saada ideoita uusista toimintamuodoista. Voit tarkentaa toimintaa sille alueelle, joka on kannattavaa ja tehdä koko yrityksestä menestyvämmän. Pari esimerkkiä mainitakseni.

"Kirjanpitäjä hoitaa kaiken." Vastuu on yhteinen, mutta viime kädessä yrittäjän. Miten voit kantaa vastuun asiasta, josta et ymmärrä mitään? Voisin käyttää esimerkkinä tilannetta talon rakentamisesta. Sinä päätät, minkälainen talo rakennetaan, ja rakentaja tekee talon. Vai miltä kuulostaisi tilanne, että rakentaja päättäisi myös minkälainen talo tehdään? Aika hassulta minusta.

Kun alat nähdä kirjanpidon välineenä oman yrityksesi hyvinvoinnin tukemiseen, talous muuttuu stressin aiheesta selkeyden lähteeksi. Sinun ei tarvitse ymmärtää kaikkea. Riittää, että olet utelias ja kysyt rohkeasti.

Seuraavassa kirjoituksessa pureudun siihen, miten tuloslaskelmaa voi lukea ymmärrettävästi. Pysy kuulolla!