Miksi yrittäjä menettää alv-vähennyksiä kuittien takia
Kirjanpidon tosite ei sanana herätä intohimoja yrittäjissä. Kuitti kahvikupista, verkkolaskuohjelmistosta tai ostolasku tavarantoimittajalta tuntuu rutiinilta, johon ei tule kiinnitettyä huomiota. Kuitit päätyvät mappeihin tai pilvipalveluun, ja yrittäjä olettaa kaiken olevan kunnossa.
Juuri tässä piilee yksi mutta.
Puutteelliset tositteet voivat maksaa yrittäjälle enemmän kuin arvaatkaan. Kyse ei ole sakoista tai verotarkastuksessa esiin tulleista virheistä. Kyse on alv-vähennyksistä, jotka jäävät tekemättä. Kyse on arvonlisäverosta, jota kirjanpitäjä ei voi vähentää, vaikka kulu liittyisi yrityksen toimintaan.
Moni yrittäjä ei tiedä tätä.
Tosite ei tarkoita mitä tahansa kuittia
Kirjanpidossa tosite ei viittaa mihin tahansa paperinpalaan tai PDF tiedostoon. Tosite toimii virallisena todisteena liiketapahtumasta. Laki asettaa sille vaatimukset, eikä kirjanpitäjä voi joustaa niistä hyvällä tahdolla tai oletuksilla.
Hyväksyttävän tositteen täytyy sisältää tietyt pakolliset tiedot. Ilman niitä kirjanpito ei täytä lain vaatimuksia.
Arvonlisäveron vähennysoikeus edellyttää erityistä huolellisuutta. Jos tosite puuttuu tai merkinnät jäävät vajaiksi, kirjanpitäjä jättää ALV:n vähentämättä. Tämä päätös suojaa kirjanpitäjää ja yrittäjää mahdollisilta jälkiseuraamuksilta, vaikka yrittäjä ei koskaan saisi edes tietää asiasta.
Arvonlisäverollisen liiketoiminnan tositteessa (yleisimmin laskussa) tulee olla seuraavat arvonlisäveromerkinnät:
- Myyjän arvonlisäverotunniste (y-tunnus tai vat-numero)
- Ostajan arvonlisäverotunniste (ulkomaankaupassa)
- Laskun päiväys ja juokseva tunniste/numero
- Myytyjen tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji
- Veroton hinta (veron peruste) kunkin alv-kannan osalta
- Käytetty arvonlisäverokanta (esim. 25,5 %, 13,5 %, 10 %)
- Arvonlisäveron määrä euroina kunkin verokannan osalta
- Yhteissumma (verollinen kokonaissumma)
Kirjanpitäjä ei kysy lupaa jättää ALV vähentämättä
Moni yrittäjä olettaa, että kirjanpitäjä kysyy ennen kuin tekee päätöksen. Todellisuudessa kirjanpitäjä noudattaa lakia ja ammattietiikkaa. Puutteellinen tosite ohjaa toimintaa automaattisesti.
Kirjanpitäjä ei voi täydentää tositeen tietoja arvailulla. Hän ei voi myöskään hyväksyä tositetta, joka ei täytä vaatimuksia. Lopputulos näkyy alv-ilmoituksessa, vaikka asiasta ei aina synny erillistä keskustelua.
Yrittäjä maksaa arvonlisäveron, jonka olisi voinut vähentää.
Yleisimmät puutteet, jotka kaatavat ALV vähennyksen
Moni kuitti näyttää ensi silmäyksellä oikealta. Ongelma piilee yksityiskohdissa.
Tositteesta voi puuttua ostajan täydellinen nimi tai y-tunnus. Kuittiin ei välttämättä merkitä ALV erittelyä, vaikka summa sisältää veron. Ostoksen luonne voi jäädä epäselväksi. Päivämäärä saattaa puuttua tai lasku ei kohdistu yritykseen.
Puutteet toistuvat erityisesti laskuissa ja pankkikorttikuiteissa. Maksupäätekuitti tai maksukehotus ei yksin riitä ALV vähennykseen. Taustalle tarvitaan varsinainen lasku tai kuitti, jossa näkyvät vaaditut tiedot.
Yrittäjä kantaa vastuun, vaikka ei tiedä säännöistä
Kirjanpitäjä ei vastaa puutteellisista tositteista. Vastuu säilyy yrittäjällä. Tämä yllättää monet, sillä ulkoistettu kirjanpito luo mielikuvan kokonaisvaltaisesta huolenpidosta.
Todellisuudessa kirjanpitäjä käsittelee sen materiaalin, jonka yrittäjä toimittaa. Jos materiaali on puutteellista, myös lopputulos jää puutteiden osalta vajaaksi.
Tietämättömyys ei suojaa menetyksiltä.
Tosite kertoo tarinaa yrityksestäsi
Hyvin tehty tosite tekee muutakin kuin täyttää lakivaatimukset. Se kertoo selkeästi, mihin rahaa kului ja miksi. Se tukee yrityksen päätöksentekoa ja helpottaa talouden seuraamista.
Kun tositteet on kunnossa, kirjanpitäjä pystyy tekemään työnsä sujuvasti. Yrittäjä saa luotettavampaa raportointia. Taloushallinto muuttuu rasitteesta työkaluksi.
Pieni muutos rutiineissa tuo suuren hyödyn
Yrittäjä voi vaikuttaa tilanteeseen yllättävän helposti. Kuittien tarkistus ostotilanteessa, laskujen pyytäminen oikeilla tiedoilla ja sähköisten tositteiden huolellinen tallentaminen säästävät rahaa ja hermoja.
Kirjanpitäjältä kannattaa kysyä, millaiset tositteet aiheuttavat toistuvasti ongelmia. Keskustelu avaa usein silmät asioille, joita yrittäjä ei ole koskaan tullut ajatelleeksi.
Kirjanpidon tosite ei herätä intohimoja. Se herättää kuitenkin kysymyksen, jonka jokaisen yrittäjän kannattaa esittää itselleen.
Kuinka paljon rahaa olen jo maksanut tietämättäni puutteellisten tositteiden vuoksi?
Tervetuloa mukaan Yrittäjän talouden perusteet -verkkokurssille!
Uusin verkkokurssini, joka avaa yrittäjän talouden perusteet selkeästi ja lempeästi. Kurssi käsittelee kirjanpidon, verotuksen ja hinnoittelun perusasiat niin, että ymmärrät niistä sen verran kuin on tarpeellista.
Kurssi sopii yrittäjälle, joka haluaa ymmärtää numeroita ilman stressiä ja hallita taloutta arjessa. Kun ymmärrät syntyy rauha, jolloin tiedät mitä pitää hoitaa milloinkin, mitä voi ulkoistaa ja milloin voit hengähtää ja olla tyytyväinen siihen, että kaikki on hoidossa.